Protection des données à caractère personnel

TOUL HABITAT s’engage à préserver la confidentialité des informations fournies en ligne et plus généralement à protéger les informations personnelles et la vie privée de ses locataires, collaborateurs, partenaires, prestataires, visiteurs du Site internet et de toute personne ayant recours à ses services de manière générale, dans le respect des réglementations en vigueur et en particulier de la loi dite « Informatique et Libertés » n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement Européen 2016/679 concernant la protection des données personnelles.

La présente Politique de protection des données personnelles a pour objectif de vous informer :

• Des types de données personnelles que TOUL HABITAT collecte vous concernant ;
• Sur la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées ;
• Des conditions et modalités d’utilisation de vos données personnelles et de vos droits à cet égard.

1         Définitions

Les termes suivants, qui débutent par une majuscule, auront la signification suivante :

« Donnée à caractère personnel » – toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

« Traitement de données à caractère personnel » – toute opération ou tout ensemble d’opérations effectués ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des données, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

« Responsable du traitement » – TOUL HABITAT qui collecte et traite des données à caractère personnel.

« Destinataires » – la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.

« Sous-traitant » – la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.

« Site » : désigne le Site internet TOUL HABITAT, https://www.toulhabitat.fr/ ou l’espace locataire https://monespace.toulhabitat.fr/

2         Qui est le Responsable du traitement?

Le Responsable de traitement est :

OPH TOUL HABITAT
550 Avenue des Leuques
54200 TOUL

Représenté par sa directrice générale Mme. Mounia OUAFELLA PATIER.

 

Le délégué à la protection des données personnelles, nommé par le Responsable de Traitement, a pour coordonnées postale et e-mail:

• DPO TOUL HABITAT, 550 Avenue des Leuques, 54200 TOUL
• oph@toulhabitat.fr

 

3         Les sites couverts par la politique de sécurité

Les domaines couverts par les présentes informations sont :

• https://www.toulhabitat.fr/
• https://monespace.toulhabitat.fr/

4         Quelles données personnelles sont traitées ?

4.1        Données utilisées sur le formulaire contact du Site www.toulhabitat.fr

Dans les formulaires, TOUL HABITAT pourra être amené, lorsque vous posez une question, lorsque vous soumettez une candidature ou que vous souhaitez prendre contact, à collecter les données suivantes :

Formulaire Contact Identité : Obligatoire : nom, prénom, @e-mail, sujet du message, message, Facultatif le numéro de téléphone si vous souhaitez être rappelé par ses services;

4.2        Données accessibles sur le site monespace.toulhabitat.fr

TOUL HABITAT propose à ses locataires des services en ligne leur permettant de réaliser des opérations en ligne et d'accéder à des informations personnalisées. Les utilisateurs accèdent notamment à :

• un service de consultation de leur compte locatif,
• Un service de consultation de leurs informations contractuelles,
• le paiement en ligne,
• la consultation d'informations de proximité,
• la saisie et le suivi de demandes en ligne techniques ou administratives.

L’ouverture d’un compte est obligatoire pour accéder aux services en ligne de gestion du bail, mais il est possible de gérer un bail sans les services en ligne, donc sans ouvrir de compte. Le fait d’ouvrir un compte en ligne vaut adhésion à la présente politique de confidentialité. Le seul moyen de ne pas adhérer à la politique de confidentialité est de ne pas ouvrir un compte facultatif en ligne.

La fermeture du compte en ligne, à la demande de TOUL HABITAT ou du locataire, n’entraîne pas la fin du bail.

4.2.1        Création et utilisation du compte

Lorsque toutes les formalités nécessaires à son inscription seront exécutées, le locataire sera titulaire d'un compte personnel accessible par un identifiant numérique et par un mot de passe. Toutes les actions effectuées par le locataire sur ce présent site seront faites par le biais de ce compte.

Le mot de passe est strictement personnel et confidentiel. Le locataire s'engage à le choisir suffisamment solide et à ne pas le divulguer à autrui. Le locataire est responsable des actes et agissements de toute personne utilisant son compte, même à son insu. Le locataire s'engage à signaler au bailleur dans les plus brefs délais toute utilisation frauduleuse de son identifiant ou de son mot de passe ou la perte de contrôle de son compte.

4.2.2        Modification des informations accessibles par le compte

Le locataire a la possibilité de modifier ou demander la modification des informations visibles sur le site internet. Celles-ci étant le reflet du bail, le locataire devra fournir les justificatifs afférents lorsque nécessaire comme par exemple le RIB, l’attestation d’assurance …

4.2.3        Suppression du compte

La désinscription à la demande du locataire aux services en ligne doit être formalisée par écrit sur le site en ligne lui-même, écrite sur papier simple accompagnée d’une copie de la pièce d’identité, ou rédigée par e-mail avec une preuve d’identité et transmise à TOUL HABITAT.
TOUL HABITAT se réserve le droit, sans aucune indemnité et sans préavis, de suspendre ou de fermer le compte du locataire et de lui refuser l'accès à tout ou partie des services en ligne si l’utilisation des services en ligne n’est pas conforme aux finalités attendues ou de nature à perturber le fonctionnement de TOUL HABITAT.

Un compte en ligne sera clos automatiquement 2 mois après la fin du bail.

4.2.4        Engagement de service

TOUL HABITAT s'efforce dans la mesure du possible de maintenir accessible l'ensemble de ses services 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Toutefois TOUL HABITAT peut interrompre l'accès, notamment pour des raisons de maintenance et de mise à niveau, ou pour toutes autres raisons extérieures, notamment techniques.
Le locataire est informé que les services en ligne ne sont pas le seul et unique moyen de gérer son bail, tous les autres canaux téléphones, accueils, mails et courriers sont mobilisables pour contacter TOUL HABITAT ou payer les loyers et charges.

4.3        Les données collectées avant l’obtention d’un bail

Les données personnelles vous concernant ont été obtenues directement lors du traitement de la demande de logement déposée à l’aide du CERFA 14069 sur le site SNE (Service National d’Enregistrement).

4.4        Les données collectées auprès des locataires après l’obtention d’un bail

TOUL HABITAT est susceptible de collecter une première fois ou dans le cadre de mise à jour les données suivantes :

• Données d’identification : noms, prénoms, civilité, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique ;
• Données d’identification relatives aux intervenants sociaux impliqués : noms, prénoms, civilité, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique ;
• Données relatives à la gestion locative : numéro de résident, demandes diverses techniques ou administratives;
• Données relatives aux règlements des loyers et factures : modalités de règlements, remises consenties, reçus, impayés, relances, solde ;
• Données relatives à la vie personnelle : situation familiale, habitudes de vie, situation locative ;
• Données économiques et financières : ressources ; dépenses par poste ; montant, durée et échéance des crédits en cours ; existence d’un plan de surendettement et/ou d’une procédure de rétablissement personnel, plan d’apurement ;
• Données relatives à la santé : TOUL HABITAT s’engage à collecter directement auprès des personnes concernées, ou de leurs représentants légaux, leur consentement exprès, d’une part, et de traiter ces données strictement dans le cadre de l’instruction des demandes d’attribution, d’adaptabilité ou de mutation des logements et de la mise en œuvre d’un suivi social, d’autre part ;
• Appréciations sur les difficultés sociales des locataires : difficultés rencontrées, appréciation du contexte, préconisations, existence d’un autre suivi social. TOUL HABITAT s’engage à collecter directement auprès des personnes concernées, ou de leurs représentants légaux, leur consentement exprès, d’une part, et de traiter ces données strictement dans le cadre des suivis contentieux et / ou sociaux personnalisés ;
• Données de contact : les correspondances échangées, date et heure des messages.

Les informations collectées sont toujours minimisées et en rapport direct avec l’atteinte des finalités décrites au chapitre suivant.

5         Les finalités et la licéité

TOUL HABITAT met en œuvre des traitements de Données à caractère personnel lui permettant de gérer son activité de bailleur social. Des Données concernant les locataires, demandeurs de logements, salariés ou agents, prestataires sont amenées à être collectées et traitées. Ces traitements répondent aux finalités suivantes :

La gestion des attributions de logements sur la base d’une obligation légale ;
La gestion locative sur la base de la conclusion d’un contrat ;
La gestion des enquêtes obligatoires sur la base d’une obligation légale ;
La gestion de l’accession à la propriété sur la base d’une mission de service public ;
La prospection commerciale sur la base du consentement ;
La gestion patrimoniale sur la base de l’intérêt légitime;
La diffusion d’alertes ou messages liés à l’exploitation techniques sur la base du consentement
La gestion amiable des troubles du voisinage et le respect de la tranquillité résidentielle sur la base de la conclusion d’un contrat;
Les enquêtes de satisfaction auprès des locataires sur la base du consentement ;
La gestion du recouvrement et des contentieux sur la base de l’intérêt légitime ;
La gestion des accompagnements sociaux individualisés sur la base du consentement;
La gestion des états des lieux sur la base d’un contrat;
Le relevé de la consommation de l’eau froide, l’eau chaude et les compteurs calorifiques afin d’en assurer la refacturation sur la base d’un contrat;
La gestion comptable et financière sur la base d’une obligation légale;
Les campagnes d’information sur les produits et services sur la base du consentement;
La gestion des cookies afin de faciliter la navigation sur le site internet et d’assurer le respect de la réglementation sur les données à caractère personnel sur la base d’une obligation légale.

6         La durée de conservation des données personnelles

TOUL HABITAT conservera vos données personnelles dans un environnement sécurisé pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées

Pour information, les durées les plus courantes sont :
– Pour le bail et les quittances : 5 ans après le départ des locataires ;
– Pour les flux et transactions financières : 10 ans ;
– Pour les dossiers de demande de logement : 2 ans ;
– Pour les délibérations et actes administratifs : 10 ans ;
– Pour les contentieux : 10 ans ou 30 ans en fonction des thématiques après la clôture du dossier et des décisions de justice afférentes ;

Pour connaître très précisément la durée de conservation appliquée à un élément particulier non cité précédemment, il suffit de faire la demande par écrit postal ou mail aux coordonnées DPO de TOUL HABITAT indiquées précédemment.

7         Qui peut avoir accès à mes données ?

Dans le cas où TOUL HABITAT confie les activités de traitement de données à des sous-traitants ou à d’autres responsables de traitement, ces derniers seront choisis pour les garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles, notamment en termes de fiabilité et de mesures de sécurité. Les marchés publics fixent contractuellement le respect des dispositions sur la protection des données et la sécurité des informations avec les destinataires concernés et toutes les mesures nécessaires à l’observation rigoureuse des garanties.

Conformément à la réglementation en vigueur, vos données personnelles peuvent parfois être transmises aux organismes, auxiliaires de justice et officiers ministériels autorisés par une disposition législative ou réglementaire, dans le cadre d’une mission particulière ou de l’exercice d’un droit de communication. Lorsque TOUL HABITAT est confronté à une telle demande de communication, TOUL HABITAT vérifie au préalable que la demande s’appuie sur un texte valide.

8         La sécurité des données personnelles

TOUL HABITAT met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité des données à caractère personnel collectées et traitées et un niveau de sécurité adapté aux risques conformément aux articles 32 du RGPD et 99 de la Loi Informatique et Libertés.
TOUL HABITAT se conforme pour l’ensemble de ses traitements de données au « Guide Sécurité des données » publié par la CNIL (Commission National Informatique et Libertés) et au guide « Hygiène de sécurité informatique » de l’ANSSI (Agence National de Sécurité des Systèmes d’Information).

9         Comment puis-je exercer mes droits ?

Conformément à loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants sur vos données : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement (droit à l’oubli), droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité. Vous pouvez également définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.
Pour des motifs tenant à votre situation particulière, vous pouvez également vous opposer au traitement des données vous concernant ou retirer votre consentement lorsqu’il a été requis.

Pour exercer vos droits vous pouvez contacter le DPO selon les modalités décrites dans le paragraphe 2 de cette politique de confidentialité. En cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif pourra vous être demandé.

Si TOUL HABITAT n’a pas pu répondre positivement à votre demande, il vous en donnera toujours les raisons.
Si vous estimez, après avoir reçu la réponse, que vos droits sur vos données personnelles ne sont pas respectés, alors vous pourrez adresser une réclamation à la CNIL. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet sur le site www.cnil.fr.

10   Transfert de données hors Union Européenne

TOUL HABITAT n’effectue aucun transfert de données en dehors de l’Union européenne de son plein gré. TOUL HABITAT s’engage à ne pas transférer les données à caractère personnel vers un pays situé en-dehors de l’Union européenne sans en informer préalablement les personnes concernées et recueillir leur consentement.

11   Politique de gestion des traceurs et cookies

11.1    Le consentement pour les cookies sur les sites de Toul Habitat

1. Lorsque vous consultez le Site https://www.toulhabitat.fr/, un bandeau en bas de l’écran vous demandera votre consentement pour les cookies facultatifs, vous avez 2 options :

• Si vous refusez les cookies, il n’y aura aucun cookie déposé sur votre ordinateur.
• Si vous acceptez les cookies, un cookies Google-Analytics sera déposé sur votre poste afin de faire des statistiques sur les pages visitées. Grace à votre contribution TOUL HABITAT peut améliorer la qualité du site pour toujours mieux vous servir.

 

1. Lorsque vous consultez le site https://monespace.toulhabitat.fr, le bandeau en bas ne demande pas votre consentement. Il est présent seulement pour vous informer que l’espace locataire n’utilise pas de cookies facultatifs mais uniquement des cookies techniques nécessaires au bon fonctionnement. Ces cookies sont les suivants :

TOUL HABITAT n’utilise pas d’autres cookies que ceux qui sont cités.

11.2    Définition et explications des cookies

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur le disque dur de votre ordinateur ou dans la mémoire de votre navigateur lors de votre visite sur un site internet. Il enregistre certaines informations sur votre navigation ou sur votre comportement en ligne (par exemple un identifiant de session, le choix d’une langue ou une date).

Les cookies dits « nécessaires » au bon fonctionnement du site permettent de faciliter votre navigation sur le site en simplifiant les fonctions essentielles comme par exemple en enregistrant que vous vous êtes déjà identifié aujourd’hui. Le bon fonctionnement du site dépend en partie de ces cookies. Ces cookies ne nécessitent pas votre consentement.

Les cookies facultatifs sont optionnels par nature. Ils ne vous privent pas des fonctions essentielles du site mais peuvent simplement dégrader la navigation comme par exemple en ne lançant pas les vidéos ou en ne produisant pas des statistiques fines et détaillées. Ces cookies facultatifs permettent au bailleur d’améliorer son site mais ne peuvent pas vous être imposés. Ces cookies requièrent votre consentement pour s’installer.